Бізнес: Звичні цінності
У період турбулентності юридичним компаніям стануть у нагоді корисні фінансові звички
На початку 2020 року ніхто навіть і подумати не міг, що поява COVID19 різко вплине на економіку, бізнес та інші сфери. За прогнозами Світового банку, економіка України мала зрости на 3,7 %, але вже зараз очікується найглибший спад світового ВВП за багато десятиліть. У кожної компанії були цілі, стратегії, плани, але вони точно не передбачали скорочення всіх можливих витрат чи навіть співробітників.
Що є важливим у цій ситуації? «Cash is the King», — як говорив Іцхак Адізес на одному зі своїх вебінарів, присвячених епідемії та новій кризі. З цим важко не погодитися. Перед власниками бізнесу і фінансовими директорами стоять непрості завдання: як зберегти запас міцності, не зашкодивши своєму бізнесу в перспективі; як ухвалювати рішення про скорочення «другорядних» витрат і/або персоналу; якими критеріями керуватися для ухвалення таких рішень? Допоможуть у цьому нескладні, але важливі фінансові звички.
Перевіряємо й верифікуємо критерії в дашбордах і аналітиці фінансових потоків
Так чи інакше ми використовуємо дашборди і візуалізацію даних: від графіків у Excel до складної BIсистеми. Усе залежить від специфіки роботи і потреб бізнесу. Цінуємо такі інструменти за простоту відображення і швидкість подачі інформації. Але завжди треба пам’ятати, що дашборд може справити хибне враження про фінансову ситуацію.
Дашборди можуть містити умовні «пастки» фокуса, контексту і причини:
— фокус треба розуміти як початкову мету, для якої створювалася аналітика або дашборд. Наприклад, чарти і графіки з динамікою продажу можуть добре деталізувати власне продажі, але не включати в себе всі супутні витрати. Фокусуючись на чомусь одному, ми можемо проґавити інші важливі деталі;
— контекст і причиннонаслідкові зв’язки, які ми бачимо в аналітиці. Фокусуючись на зростанні або падінні продажу, ми можемо не врахувати сезонність або витрати, які розподіляються на продукт і формують собівартість.
Зазначені вище приклади можуть видатися очевидними, але під час щоденного використання таких інструментів виникає велика ймовірність їх неврахування й подальшого керування лише звітом або дашбордом.
Як ми розв’язуємо цю проблему? Періодично складаємо ревю і проводимо зустрічі команд — фінансової, IT та з продажу. Фіксуємо аргументацію для кожного показника і чарту. Така практика може видатися надто формалізованою, але завдяки їй ми можемо довіряти інформації, з якою працюємо.
Дотримуємося порядку у звітності і не розкидаємося інформацією
Усі ми любимо звіти, деталізацію і своєчасну їх подачу. Однак забуваємо або ж просто не беремо до уваги багато важливих деталей. Поперше, кожен звіт — це людиногодини співробітника, а подруге, та чи інша інформація може як дублюватися, так і бути просто неактуальною.
Саме тому необхідно час від часу здійснювати аудит усіх форм, журналів і регістрів, які ми ведемо. Ще ліпше — мати схематичну структуру внутрішньої звітності та відповідальних за неї співробітників. Такий системний підхід допоможе зрозуміти масштаб та рівень залучення співробітників (їхнє навантаження), а також оцінити необхідність кожної з форм.
Автоматизуємо процеси свідомо
Бажання позбутися рутинних операцій, звільнити час співробітників для важливіших завдань — завжди правильне рішення. Але тоді необхідно не перестаратися з автоматизацією заради автоматизації.
Важливо прораховувати трудовитрати на імплементацію та вигоду від впровадження. Наприклад, чи варто ITкоманді інвестувати 50 годин на розв’язання завдання, яке буде економити виконавцю дві години на рік? Відповідь очевидна: напевно, ні. Візьміть за правило перед фіналізацією перевіряти й оцінювати.
Оновлюємо та змінюємо інструменти
Ми швидко звикаємо до софту і способів роботи з ним. І всетаки не варто забувати про найвищу конкуренцію продуктів та рішень на ринку IT, а отже, і потенційну вигоду для нас. Насамперед варто протестувати безкоштовні аналоги. Часи, коли freewareсофт був синонімом багів і повільної роботи, давно минули.
Наприклад, ми відкрили для себе Data Studio та його можливості. Частина пакета GSuite — це простий і потужний інструмент для візуалізації й побудови дашборда. Простота дає змогу зберігати ресурс ITкоманди і налаштовувати всі звіти силами фінансового департаменту, а freeстатус — банально економити.
Вчимося новому й навчаємо команду
Світ змінюється, навички старіють, а університети випускають молодь з частково не актуальними знаннями і браком практики. Згідно з глобальним опитуванням, в якому взяли участь 4300 менеджерів і керівників, 90 % відчувають необхідність оновлювати знання, щоб бути конкурентоспроможними. Для більшості індустріальних гігантів навчання є пріоритетним напрямом. Наприклад, Amazon інвестував 700 млн дол. США на навчання 100 000 співробітників (7000 дол. на людину).
Постійне навчання віддавна не просто опціональний елемент фінансової та корпоративної політики, а необхідність. Тому дивно і парадоксально, коли під час кризи навчання — це перше, що скорочується, зміщується у пріоритетах, відкладається на потім. Цікавий аспект цієї теми полягає в тому, що для підвищення як своїх навичок, так і співробітників, необов’язково мати великий бюджет або ж мати його взагалі. Для ефективного й безперервного навчання треба зробити лише два кроки: поперше, визначити стратегію навчання (оновити чи доповнити знання (upskill) або ж навчити чомусь новому (reskill); подруге, вибрати формат навчання. І якщо перший вимагає врахування специфіки бізнесу і спеціалізації співробітників, то з другим труднощів набагато менше.
Ще до карантину в мережі можна було знайти величезну кількість безкоштовних курсів і програм, а тепер їх стало ще більше. У ТСМ Group Ukraine HRдиректор ввела практику щомісячного дайджесту з курсів на будьяку тематику — від тренінгів зі селфменеджменту до курсів програмування. Ефект таких практик складно виміряти цифровими показниками, але результат — це підвищення вартості та якості навичок співробітників. Там, де раніше було потрібно наймати окремого спеціаліста, зараз проблема розв’язується у взаємодії людей із новими знаннями.
Турбулентність, криза, раптова епідемія — такі ситуації виникали й виникатимуть завжди. Наш бізнес і якість управління ним характеризується не тільки рішеннями й заходами у відповідь на такі виклики, а й методичними, дисциплінованими звичками, яких ми дотримуємося. Якими б складними не були трансформації, завжди важливо сприймати їх з усіх боків, пробувати різні підходи і застосовувати нові інструменти.